دفاتر قانونی به دفاتر کل ، روزنامه و مشاغل گفته می شود که هر شرکت ، موسسه و یا سازمان که ملزم به پرداخت مالیات در حیطه کاری خود می باشد برای ثبت روند مالی شرکت می بایست از آن استفاده نماید تا پس از تکمیل آن به اداره مالیاتی تحویل داده شود.
چنانچه تحریر دفاتر مطابق با قوانین لازمه باشد ، محاسبه مالیات به صورت خود اظهاری صورت می گیرد ولی اگر در تحریر دفاتر ضوابط قانونی رعایت نشود، مالیات به صورت علی الراس در نظر گرفته می شود. لذا، تحریر دفاتر قانونی امری است مهم که می بایست به دقت مورد بررسی قرار گیرد.
شایان ذکر است ، خدمات تنظیم اظهارنامه مالیاتی و دفاتر قانونی با توجه به آخرین قوانین مالیاتی و بخش نامه های سازمان امور مالیاتی توسط موسسه حقوقی فکر برتر در کوتاه ترین زمان و با کم ترین هزینه ارائه می گردد.
دفاتر قانونی مندرج در ماده ۶ ق.ت ( دفتر روزنامه ، دفتر کل، دفتر دارایی ، دفتر کپیه ) که تجار برای امور تجاری خود به کار می برند در صورتی که مطابق مقررات قانون تجارت تنظیم بشوند، بین تجار ، در امور تجاری سندیت دارد والا علیه صاحب آن معتبر خواهد بود.( ماده ۱۴ ق.ت)

  • انواع دفاتر قانونی

اول- دفتر روزنامه
ماده ۳ آیین نامه ” نحوه تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر ” دفتر روزنامه را چنین تعریف می نماید : ” دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه عملیات مالی و پولی خود را اعم از خرید و فروش و دیون و مطالبات و ظهرنویسی و هر گونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند و نیز عملیات محاسباتی را به تاریخ وقوع و سایر عملیات را که طبق اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری در پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه لازم است بلااستثناء به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت کنند”.
دوم – دفتر کل
دفتر کل تصویر کلی یا خلاصه ای تفکیک شده از دفتر روزنامه است که در آن معاملات تاجر اعم از خرید ، فروش، مطالبات یا دیون تحت نظم و عنوان حساب های مشخص، به ترتیب وقوع به ثبت می رسد.
ماده ۸ ق.ت در تعریف دفتر کل می گوید : ” دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا کرده، هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر، به طور خلاصه ثبت کند”.
سوم- دفتر دارایی
برابر ماده ۹ ق.ت دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضاء نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد.
امروزه عملاَ در بنگاه های تجاری این دفاتر به علت آنکه عملیات سالیانه تاجر یا شرکت تجاری به صورت ترازنامه تنظیم می گردد، اهمیت خود را از دست داده است.
چهارم – دفتر کپیه
در این دفتر برابر ماده ۱۰ ق. ت : ” باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره تاجر یا شرکت تجاری به ترتیب تاریخ، ثبت گردد و همچنین بنا به تبصره ماده مذکور کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های وارده نیز باید به ترتیب تاریخ ورود، مرتب و در پوشه مخصوص ضبط گردد.
امروزه بنگاه های تجاری از سیستم تایپ و بایگانی پیشرفته به جای دفتر کپیه استفاده می نمایند.
پنجم- دفتر ثبت تجاری
بنا به دستور ماده ۱۶ ق.ت : اگر تاجر ایرانی یا خارجی بخواهد در ایران شغل معمولی خود را اعمال تجاری قرار دهد، مکلف به ثبت نام خود در دفتر ثبت تجاری می باشد، در غیر این صورت متخلف به جزای نقدی خواهد شد. ( بر اساس ماده ۱۸۴ قانون مالیات های مستقیم ، اصلاحیه مورخ ۲۷/۱۱/۱۳۸۰ ادارات ثبت مکلفند در آخر هر ماه فهرست کامل شرکت ها و موسساتی را که در طول ماه به ثبت می رسند و تغییرات حاصله در مورد شرکت ها و موسسات موجود و نیز نام اشخاص حقیقی یا حقوقی را که در دفتر قانونی به ثبت رسانیده اند با ذکر تعداد دفاتر ثبت شده و شماره های آن به اداره امور مالیاتی محل اقامت موسسه ارسال دارند).

  • پلمپ دفتر تجاری

دفاتر مندرج در ماده ۶ ق.ت به استثنای دفتر دارایی و دفتر کپیه باید قبل از آنکه در آن ها چیزی نوشته شود، توسط نماینده اداره ثبت امضاء و اوراق آن ها دارای نمره ترتیبی و قیطان کشی شده باشد و متصدی امضاء مکلف است که صفحات هر دفتری را شمرده، در صفحه اول و آخر آن تعداد صفحات آن را با قید تاریخ امضاء نماید. ضمناَ باید دو طرف قیطان با مهر سربی که وزارت دادگستری برای این منظور تهیه می نماید منگنه شده و کلیه اعداد با تمام حروف نوشته شود.
ماده ۲ آیین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر مقرر می دارد : دفاتر روزنامه و کل باید به زبان فارسی تحریر و قبل از ثبت هر گونه معامله در آن ها مطابق مقررات مواد ۱۱ و ۱۲ قانون تجارت مصوب ۱۳۱۱ از طرف نماینده اداره ثبت اسناد امضاء و پلمپ گردد.
و در هر حال پلمپ نکردن دفاتر تجاری آن ها را از قدرت اثباتی محروم نکرده، بلکه می تواند جزء امارات قضایی محسوب گردد.
شایان ذکر است خدمات پلمپ دفاتر تجاری، توسط موسسه حقوقی فکر برتر در کوتاه ترین زمان و با کم ترین هزینه ارائه می گردد.

  • نحوه تحریر و نگهداری دفاتر قانونی

مودیانی که دفتر روزنامه و کل نگهداری می نمایند باید کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی و مودیان مجاز به نگهداری دفاتر مشاغل ( دفتر درآمد و هزینه ) باید هر گونه درآمد و هزینه و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک خود را طبق مقررات ، حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آنکه برای نگهداری حساب ها از ماشین های الکترونیکی و کارت های حساب استفاده شود. ( ماده ۱۱ آیین نامه تحریر دفاتر قانونی)
تبصره – اشتباهات حسابداری در صورتی که بعداَ در اثناء عملیات سال مربوط مورد توجه واقع و بر پایه استاندارد های حسابداری در دفاتر همان سال اصلاح و مستندات آن ارائه شود، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
مودیان مجاز به نگهداری دفتر مشاغل می توانند تمام یا قسمتی از درآمد و هزینه های مشابه روزانه را تحت یک شماره ردیف در دفتر ثبت نمایند. مشروط به اینکه در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آن ها را قید و اگر متکی به اسناد و مدارک باشد مشخصات آن را نیز در ستون مزبور درج نمایند. در صورتیکه اقلام درآمد و هزینه و خرید و فروش درآمد و هزینه و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک متکی به اسناد و مدارک باشد ، مودیان مذکور می بایست پس از ثبت موارد در دفتر مشاغل، اسناد و مدارک مربوط را به ترتیب شماره ردیف دفتر و به نحوی که برای رسیدگی ماموران مالیاتی قابل استفاده باشد نگهداری نمایند. ( ماده ۱۲)
در مواردی که دفاتر روزنامه و کل نگهداری می شود، کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی مربوط و در موارد نگهداری دفاتر مشاغل، درآمدها و هزینه ها و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک باید در همان روز انجام ، حسب مورد در دفاتر روزنامه یا مشاغل ثبت گردد.
تبصره ۱- تاریخ مذکور در مدارک یا فاکتور فروش یا خرید و غیره ملاک قطعی تاخیر شناخته نمی شود و هرگاه انجام و ختم این گونه اعمال با توجه به روش و طرز کار موسسه تابع تشریفات و طی مراحلی باشد تا موضوع آماده برای ثبت در دفتر مربوط شود، فاصله بین تاریخ فاکتور یا مدارک و روز آماده شدن آن برای ثبت در دفتر تاخیر ثبت تلقی نخواهد شد.
تبصره ۲- تاخیر در تحریر عملیات در صورتی که به منظور سوء استفاده نباشد تا ۱۵ روز به تشخیص اداره امور مالیاتی و بیش از آن به تشخیص هیات ۳ نفری موضوع بند ۳ ماده ۹۷ قانون مالیات های مستقیم مصوب ۳/۱۲/۶۶ و اصلاحیه های بعدی به قانونی بودن دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
تبصره ۳- در مواردی که دفاتر موضوع آیین نامه مربوطه توسط مقامات قضایی یا سایر مراجع قانونی از دسترس مودی خارج شود و صاحب دفتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف سی روز دفاتر جدید ، امضاء ، پلمپ وعملیات آن مدت را در دفاتر جدید ثبت کند، تاخیر ثبت عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
تبصره ۴- تاخیر ثبت دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدیدالتاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا سی روز مجاز خواهد بود.
کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود. ( ماده ۱۴)
موسساتی که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روش های حسابداری خود خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتیکه دارای دفاتر پلمپ شده باشند، لااقل سالی یک بار ( تا قبل از بستن حساب ها ) و در غیر این صورت ماه به ماه در دفاتر مرکز موسسه ثبت کنند. ( ماده ۱۵)
امضاء و پلمپ دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ امضاء و پلمپ هیچ گونه عمل مالی و پولی صورت نگرفته باشد و همچنین تاخیر امضاء پلمپ تا حد مجاز مقرر در تبصره های ۳ و ۴ ماده ۱۳ این آیین نامه در مورد دفتر روزنامه یا حسب مورد دفتر مشاغل و ماده ۱۴ این آیین نامه در مورد دفتر کل، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.( ماده ۱۶)
مودیانی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می نمایند، موظفند حداقل ماهی یک بار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را در دفتر روزنامه یا مشاغل حسب مورد ثبت و حداکثر ظرف مهلت تعیین شده در ماده ۱۴ این آیین نامه ، به دفتر کل منتقل کنند، علاوه بر این به منظور تسهیل رسیدگی باید آیین نامه ها یا دستورالعمل های کار ماشین و برنامه های آن و نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده را در اختیار ماموران رسیدگی قرار دهند.ضمناَ مودیان مذکور مکلفند هر سه ماه یک بار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را حداکثر ۱۰ روز پس از پایان سه ماه به اداره امور مالیاتی مربوطه تسلیم نمایند.

  • مقررات مالیاتی

برابر ماده ۱۷ آ.ن.ت.د ( آیین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر ) ، مودیان مشمول آیین نامه مزبور مکلفند در هر سال مالیاتی دفتر یا دفاتر جدید ثبت و پلمپ نمایند و در صورت استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده سفید سال های قبل باید ظرف ۳۰ روز از تاریخ شروع سال مالیاتی جدید مراتب را با قید مشخصات دفاتر مورد بحث به حوزه مالیاتی ذی ربط اعلام نمایند والا طبق بند ” س” ماده ۲۰ آ.ن. ت. د از موارد رد دفاتر محسوب می شود. همچنین موارد مشروحه ذیل طبق ماده ۲۱ آیین نامه مذکور موجب رد دفاتر و تعلق جریمه خواهد بود :
_ تراشیدن ، پاک کردن ، محو کردن مندرجات دفتر روزنامه و کل و نوشتن بین سطور.ماندن تمام یا یک چند صفحه از دفتر روزنامه در صورتی که به منظور سوء استفاده باشد به استثناء تبصره ماده ۱۹ آ. ن. ت. د  ( تبصره ماده ۱۹ مقرر می دارد : ” سفید ماندن تمام صفحه دفتر برای ثبت تراز افتتاحی باشد و همچنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر در آخر هر روز یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده با خط بسته شود به اعتبار دفتر خللی وارد نمی سازد.”
_ بستانکار شدن حساب های بانکی و نقدی مگر تحت شرایط خاص ( در صورتی که حساب ها با صورت حساب بانک مطابقت کند یا بستانکار شدن حساب های بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تاخر ثبت حساب ها یا دریافت و پرداخت ها باشد که در این صورت موجب رد دفتر نمی باشد).
_ ثبت تمام یک فعالیت ( آرتیکل ) بین سطور دفتر
_ تاخیر تحریر دفتر روزنامه و کل زاید بر حد مجاز مقرر
_ عدم ارایه آیین نامه یا دستورالعمل های مربوط به طرز کار ماشین های مکانیکی یا الکترونیکی و برنامه یا طرز استفاده آن ها بر حسب مورد
_ اشتباه حساب حاصل در ثبت عملیات موسسه به استثناء اشتباهاتی که در اثناء عملیات سال مربوط مورد توجه واقع و به اصطلاح آن در دفتر مبادرت و مستندات آن ارائه شود.( یعنی سند اصلاحی تا آخر سال مالی صادر شده و ثبت گردد) بدیهی است در صورت اخیر خللی به اعتبار دفتر وارد نخواهد شد.
نتیجه رد دفتر از طرف ممیز مالیاتی با تایید هیاتی متشکل از ۳ نفر حسابرس به انتخاب وزیر امور اقتصادی و دارایی ( بند ۳ ماده ۹۷ قانون مالیات های مستقیم مصوب ۳/ ۱۲/ ۱۳۶۶) موجبات تشخیص علی الراس برای درآمد مشمول مالیات شرکت ها و دارندگان کارت بازرگانی را فراهم می سازد.
منظور از تعیین مالیات به طریق علی الراس این است که ممیز مالیاتی برگ تشخیص مالیات را بر اساس اطلاعات مکتسبه خود که باید بر اساس اطلاعات و دلایل کافی مانند فاکتورهای فروش یا خرید ، کنترل انبار و جواز سبز گمرکی و سایر قراین معقول باشد تنظیم و شخصاَ امضاء می نماید . ( مستفاد از ماده ۹۸ قانون مالیات های مستقیم و تبصره ماده ۲۰ آ.ن.ت.د)
در انتها لازم به توضیح است به موجب بند ۳ ماده ۹۷ قانون اصلاحی مالیات های مستقیم مصوب ۷/۱۱/۱۳۸۰ عبارت ” ممیز مالیاتی و تایید سرممیز مالیاتی ” به عبارت ” اداره امور مالیاتی ” و عبارت ” وزیر امور اقتصادی و دارایی ” به عبارت ” رییس کل سازمان امور مالیاتی کشور ” و عبارت ” حوزه مالیاتی ” به عبارت ” اداره امور مالیاتی ” اصلاح شده است.( روزنامه رسمی ۱۱۶۰۹ – ۱۳/۱۲/۱۳۸۰)